Klachten Registratie Manager

Niets is zo vervelend wanneer er een klacht wordt ingediend over een product of dienst die uw organisatie levert. Uw afnemer zit niet alleen met een naar gevoel over 'het geleverde', er is ook nog zoiets als negatieve reclame en de bijbehorende imagoschade. De afwikkeling of behandeling van een klacht vraagt om net zoveel zorgvuldigheid als een potentiële nieuwe opdracht.

Met Klachten Registratie Manager beschikt u over een administratiesysteem waarmee u de status van alle klachten kunt beheren. Onder beheren verstaan wij het opslaan en verwerken van informatie over klachten, relaties, contactpersonen, NAW-gegevens, activiteiten, correspondentie, afwikkeling, en de daarmee gepaarde kosten. En mocht u behoefte hebben aan een audit trail, dan behoort dat uiteraard tot de mogelijkheden. Uiteraard is in de software al rekening gehouden met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Er is een klacht, en nu?

Elke binnenkomende klacht wordt door u in behandeling genomen. Het is voor u zinvol om te weten of de klacht via telefoon, e-mail of website is binnengekomen. Biedt uw organisatie de mogelijkheid om te communiceren via social media, zoals facebook en Twitter, dan kunt u dat natuurlijk ook aangeven. Uit het type melding en de manier waarop de klacht kenbaar wordt gemaakt, blijkt vaak al een bepaalde urgentie. Dankzij KRM beschikt u over een software waarmee u adequaat kunt signaleren. Via een overzichtelijke werkomgeving kunt u alle informatie omtrent de geuite klacht verwerken en daar acties aan koppelen.

Voorkomen is beter dan genezen

Wanneer u een klacht registreert in Klachten Registratie Manager kunt u aangeven wie de relatie is, of er sprake is van een eindafnemer, of er kosten aan verbonden zijn en niet geheel onbelangrijk: het soort klacht. Aanvullende opties zijn een prognose wanneer de klacht verholpen wordt en in welke fase de klacht zich bevindt. Omdat KRM via de query manager de mogelijkheid biedt om rapporten te genereren, kunt u eenvoudig controleren hoeveel klachten er open staan, hoeveel er afgehandeld zijn en of er zich een patroon aftekent.

Uw doel is natuurlijk om het aantal klachten terug te dringen. Door middel van management informatie legt u de vinger op de juiste plek en kunt u bijsturen waar nodig.

Wilt u meer weten over Klachten Registratie Manager

Een goed administratiesysteem is er niet alleen om gegevens in op te slaan. Het is juist wenselijk om informatie uit het systeem te kunnen halen of om specifieke rapportages te maken. Via onze query manager kunt u management informatie en overzichten genereren. Maar, ook voor uw correspondentie en eigen administratie software bestaan uitgebreide mogelijkheden.

Bent u nieuwsgierig naar de mogelijkheden en wilt u een demonstratie of  meer informatie, dan kunt u dit op het contactformulier aangeven. U ontvangt dan meteen een productblad als directe download.