Begraafplaats Administratie Manager

De administratie rondom begraafplaatsen vraagt om zorgvuldigheid. Te vaak wordt het beheer van graven onderschat. Bij veel gemeenten is er geen sprake van geactualiseerd beleid en sluiten theorie en praktijk niet op elkaar aan. Met de Begraafplaats Administratie Manager legt u een goede basis en kunt u vervolgens verschillende processen automatiseren of vereenvoudigen. Een voorbeeld hiervan is de verlenging van een termijn.

Communiceren

Vrijwel elke gemeente stuit vroeg of laat op het probleem dat er onvoldoende capaciteit op de begraafplaatsen dreigt te ontstaan. U wilt dus tijdig inzicht in de beschikbare ruimte, aflopende termijnen, kosten van beheer en onderhoud. Maar, misschien nog belangrijker is de informatie over rechthebbenden, familieleden en andere belanghebbenden die u hierover wil kunnen benaderen. Op een correcte manier communiceren is dan een vereiste. Alle informatie hieromtrent, inclusief factuuradressen, zijn onderdeel van BAM.

Digitaliseren

Hoe om te gaan met de overstap van de aloude kaartenbak naar een automatiseringssysteem wordt onder andere behandeld in de Handleiding Begraafplaatsadministratie van LOB (Landelijke Organisatie van Begraafplaatsen). Hierin komen de te nemen stappen voor het voeren van een adequate administratie schematisch aan de orde. Er wordt stilgestaan bij belangrijke zaken, zoals het wettelijk kader en welke (aanvullende) gegevens verplicht zijn bij het administreren. Maar ook de beschikbare software wordt erin behandeld en de Begraafplaats Administratie Manager van HTA Software staat ertussen.

Functionaliteit

Niet elke bezoeker van een begraafplaats komt daar regelmatig. Voor hem bieden we de mogelijkheid om gebruik te maken van een grafpaspoort. Op een overzichtelijke pagina op een kiosk op de begraafplaats wordt aangegeven waar een begravene ligt en andere mogelijke relevante informatie getoond. De informatie die getoond wordt is vooraf besproken met de dienstverlenende organisatie.

De Begraafplaats Administratie Manager beschikt over een module GIS. Hiermee is het mogelijk om graven te beheren en te tonen via een viewer. Op een digitale plattegrond worden de graven getoond. Er wordt extra informatie getoond over de rechthebbende en of er ruimte is. De tekstuele informatie en visuele informatie zijn aan elkaar gekoppeld.

BAM is ook beschikbaar via een begraafplaatsen app. Beheerders van begraafplaatsen en begrafenisondernemers kunnen zodoende op elk gewenst moment over specifieke informatie beschikken. 

Met de Begraafplaats Administratie Manager kunt u:

  • Digitaal inzicht krijgen in beschikbare en bezette graven 
  • Termijnen van grafrechten en -huur bewaken
  • Documenten en aktes maken met eigen templates
  • Documenten koppelen met uw DMS en zaaksysteem
  • Koppelen met een digitale kaart (GIS)
  • Koppelen met uw KCC en GBA
  • De begraafplaatsagenda beheren

Managementrapportages

Een goed administratiesysteem is er niet alleen om gegevens in op te slaan. Het is juist wenselijk om informatie uit het systeem te kunnen halen of om specifieke rapportages te maken. Via onze query manager kunt u management informatie en financiële overzichten genereren. Maar, ook voor uw correspondentie bestaan uitgebreide mogelijkheden. Facturen, aktes, vergunningen en overzichten kunnen zowel digitaal via e-mail, als via hardcopy worden verstuurd. Een koppeling met uw eigen financiële of administratieve systeem is mogelijk.                

Bent u nieuwsgierig naar wat er nog meer mogelijk is met de Begraafplaats Administratie Manager en wilt u een demonstratie of  meer informatie, dan kunt u dit op het contactformulier aangeven. U ontvangt dan meteen een productblad als directe download. Daarna nemen wij contact met u op om uw vragen te behandelen.